Perencanaan Dan Pengambilan Keputusan (Manajemen Umum)

A.   Konsep Dasar Perencanaan Dalam Manajemen

1.    Pengertian Perencanaan (Palanning)

Menurut Robins dan Coulter (2002), Planning is a proces that involves defining thr organization’s goals, estabilishing an overall strategy for achieving those goals, and develoving a comperensive set of plans to integrate and coordinate organizational work. Artinya,  Perencanaan adalah sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan seluruh pekerjaan organisai hingga tercapainya tujuan organisasi. Penulis mencoba melihat pengertian perencanaan ini dari tiga hal, yaitu dari sisi proses, fungsi manajemen, dan pengambilan keputusan. Dari sisi proses, fungsi perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan bagaimana tujmuan tersebut akan dicapai. Dari sisi fungsi manajemen, perencanaan adalah fungsi dimana pimpinan menggunakan pengaruh atas wewenangnya untuk menentukan atau mengubah tujuan dan kegiatan organisasi. Dari sisi pengambilan keputusan, perencanaan merupakan pengambilan keputusan untuk jangka waktu yang panjang atau waktu yang akan datang mengenai apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana dan siapa yang akan melakukannya, di mana keputusan yang diambil belum tentu sesuai, hingga implementasi perencanaan tersebut dibuktikan di kenmudian hari.

George R. Terry menyatakan bahwa untuk mengetahui apakah perencanaan itu baik atau tidak dapat dijawab melalui pertanyaan-pertanyaan dasar mengenai   perencanaan yaitu :

·         WHAT (apa), terkait dengan misalnya apa yang sesungguhnya yang menjadi tujuan perusahaan dan apa yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut.

·         WHY (mengapa), terkait dengan pertanyaan seputar mengapa tujuan tersebut harus dicapai dan mengapa tujuan yang terumuskan dalam jawaban atas pertanyaan  What perlu dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut.

·         WHERE (dimana), mengenai di mana kegiatan tersebut akan dilaksanakan.

·         WHEN (kapan), kapan kegiatan tesebut akan dilaksanakan dan kapan kegiatan tersebut harus dimulai dan diakhiri.

·         WHO (siapa ), siapa yang akan meloaksanakannya.

·         HOW (bagaimana), bagaimana cara yang harus dilakukan untuk melakukan kegiatna tersebut.

2.    Fungsi Perencanaan,

Robbins dan Coulter (2002) menjelaskan bahwa fungsi perencanaan ada empat yaitu :

a)    Perencanaan sebagai pengarah

b)    Perencanaan sebagai Minimalisasi Ketidakpastian

c)    Perencanaan sebagai Minimalisasi Pemborosan Sumber Daya

d)    Perencanaan sebagai Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas

3.    Persyaratan Perencanaan (Planning Requirenments)

a.    FAKTUAL ATAU REALISTIS.

Artinya, apa yang dirumuskan oleh perusahaan sesuai dengan fakta dan wajar untuk dicapai dalam kondisi tertentu yasng dihadapi perusahaan.

b.    LOGIS DAN RASIONAL.

Artinya, apa yang dirumuskan dapat diterima oleh akal, dan oleh sebab itu maka perencanaan tersebut bisa dijalankan.

c.    FLEKSIBEL.

Perencanaan diharapkan mampu beradaftasi dengan perusahaan dimasa yang akan datang, tetapi tidak berarti planning dapat kita ubah seenaknya.

d.    KOMITMEN.

Komitmen dapat dibangun apabila seluruh anggota di perusahaan beranggapan bahwa perencanaan yantg dirumuskan telah sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi.

e.    KOMPREHENSIP.

Artinya, menyeluruh dan mengakomodasi aspek-aspek yang terkait langsung maupun tak langsung terhadap perusahaan. Perencanaan tidak hanya terkait dengan bagian yang kita jalankan, tetapi juga dengan mempertimbangkan koordinasi dan integrasi dengan bagian lain di perusahaan.

B.   Melakukan Perencanaan

1.    Peran Tujuan (Goals) dan Rencana (Plan) dalam Proses Perencanaan

Tujuan (goals) pada dasarnya adalah hasil akhir yang diharapkan dapat diraih atau dicapai oleh individu, kelompok, atau seluruh orgaisasi. Dalam bahasa Inggris kadang dibedakan antara objectives dan goals. Objectivessering diartikan sebagai tujuan dan goals diartikan sebagai target. Tetapi biasa kedua istilah tersebut digantikan dengan istilah purpose, aims, destination, tetapi artinya semua sama yaitu tujuan.

Rencana (plans) adalah segala bentuk konsep dan dokumentasi yang menggambarkan bagaimana tujuan akan dicapai dan bagaimana sumber daya perusahaan akan dialokasikan, penjadwalan dari proses pencapaian tujuan, hingga segala hal yang terkait dengan pencapaian tujuan.

a.    Beberapa Jenis Tujuan (Types of Goals)

-          Tujuan Strategis, Yaitu tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan dalam jangka waktu yang relatif lama, biasanya antara 3 hingga 5 tahun, bahkan lebih.

-          Tujuan taktis, Yaitu tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan dalam jangka waktu menengah, relatif lebih singkat dari tujuan strategis, biasanya antara 1 hingga 3 tahun.

-          Tujuan Operasional, Yaitu tujuan yang ingin dicapai dalam satu periode kegiatan perusahaan, biasanya antara 6 bulan hingga 1 tahun.

b.    Beberapa Jenis Rencana (Types of Plans)

1.    Dari segi Keluasan dan Waktu, rencana dapat dibedakan menjadi :

-          Rencana strategis atau jangka panjang, adalah reobjectivesncana yang dijalankan oleh seluruh komponen dalam organisasi atau perusahaan, dan dibuat dalam rangka pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan (strategic goals or organizational objectives).

-          Rencana Taktis atau jangka menengah, adalah rencana yang dijalankan untuk mencapai tujuan jangka menengah dan sebagai dorongan tercapainya tujuan jangka panjang.

-          Rencana Operasional atau rencana jangka pendek, adalah rencana yang dijalankan untuk mencapai tujuan jangka pendek, sebagai dorongan tercapainya tujuan jangka menengah.

2.    Dari segi Kejelasan, rencana dapat dibagi dua yaitu :

-          Rencana sfesifik, adalahg rencana yang rumusannya sudah jelas dan tidak memerlukan interpretasi. Sebagai contoh, manajer yang menetapkan adanya peningkatan pangsa pasar sebesar 30 persenmungkin akan membuat rencana yang sangat jelas seperti prosedur kerja yang sfesifik, alokasi anggaran yang ketat, dan penjadwalan yang sudah jelas dan ketat.

-          Rencana Direktif, adalah rencana yang dirumuskan untuk mencapai tujuan tertentu, akan tetapi pada pencapaiannya memberikan keleluasaan dan fleksibilitasuntuk pencapaiannya.

3.    Dari Segi Penggunaan

-          Rencana sekali pakai (single use plan), biasanya dilakukan untuk organisasi yang sifat kegiatannya temporal, seperti kepanitiaan.

-          Rencana yang penggunaannya secara terus-menerus (standing plan), biasanya digunakan oleh sebuah organisasi yang kegiatannya terus berkelanjutan ari waktu ke waktu. Contoh ; kebijakan, prosedur atau aturan kerja

c.    Beberapa Pendekatan dalam Penetapan Tujuan

Ada dua jenis pendekatan yaitu pendekatan tradisional (traditional goal setting) dan pendekatan dengan menggunakan MBO (Management by Objectives) :

1.    Pendekatan Tradisional

Pendekatan Tradisional dalam penetapan tujuan menjelaskan bahwa perumusan dan penetapan tujuan dilakukan oleh manajer tingkat puncak (top level of management) untuk kemudian tujuan itu diturunkan lagi menjadi tujuan bagi manajer di tingkat bawahnya secara spesifik. Pendekatan ini dikemukakan oleh Robbins (2002) dinamakan dengan mean-ends chain.Artinya, tujuan yang lebih tinggi (higher levels goals) atau tujuan akhir (ends) terkait dengan tujuan di bawahnya. Dengan demikian pencapaian tujuan di bawah akan sangat berarti (means) bagi pencapain tujuan di atasnya.

2.    Management by Objectives (MBO)

Management by Objectives (MBO) pertama  kali diperkenalkan oleh Peter F. Drucker pada akhir tahun 1950-an, akan tetapi hingga hari dinilai masih efektif dalam kegiatan perencanaan perusahaan. MBO sering kali diterjemahkan sebagai manajemen berdasarkan sasaran atau manajemen berdasarkan tujuan dilakukan berdasarkan asumsi mendasar bahwa apa mendasar bahwa apa ang terjadi di lapangan belum tentu sesuai dengan apa yang dipahami oleh pimpinan.

Pada dasarnya proses MBO dapat dilihat sebagaimana ditunjukkan pada gambar berikut.

Agar proses MBO dapat tercapai ,ada empat faktor yang perlu disepakati oleh pimpinan dan bawahan dalam hal :

1)    Tujuan yang dicapai oleh setiap bagian/bawahan (subordinates)

2)    Perencanaan yang akan dilakukan

3)    Standar pengukuran keberhasilan pencapaian tujuan dalam setiap kegiatan

4)    Prosedur untuk mengevaluasi keberhasilan pencapaian tujuan.

Kekuatan dari Pendekatan MBO :

·         MBO melakukan integrasi fungsi perencanaan dan pengawasan ke dalam suatu sistem rasional dalam manajemen.

·         MBO mendorong organisasi untuk menentukan tujuan dari tingkat atas hingga tingkatan manajemen

·         MBO memfokuskan pada hasil akhir dariapada niat baik maupun faktor personal

·         MBO mendorong adanya manajemen diri dan komitmen dari setiap orang melalui partisipasi pada setiap langkah manajemen dalam penentuan tujuan.

Kelemahan dari pendekatan MBO :

·         MBO dianggap terlalu menyederhanakan kegiatan dengan berusaha untuk menyelesaikan segala sesuatu

·         MBO secara cepat akan ditolak oleh manajer yang memiliki gaya otoriter dan oleh mereka yang menerapakan birokrasi yang tidak fleksibel dan ketat

·         MBO memerlukan banyak waktu dan usaha dalam implementasinya

·         MBO dapat menjadi tantangan bagi manajer yang kurang memiliki kualifikasi yang baik.

2.    Beberapa alat Bantu Perencanaan

-          Perencanaan dengan Flow Chart

Pada dasarnya, pendekatan ini lebih seribg digunakan bagi mereka yang mendalami teknik komputer, teknik, dan sistem informasi. Flow Chart adalah model grafis yang menunjukkan model sistem yang menggambarkan kejadian yang berkesinambungan (sequencial) dan keputusan ya atau tidak.

-          Perencanaan dengan Jaringan PERT (PERT Network)

PERT adalah singkatan dari Program Evaluation and Review Technuique yang merupakan alat bantu perencanaan melalui penjadwalan dan penggambaran rencana kerja secara kroniogis dan berkelanjutan bagi pekerjaan yang sifatnya tidak rutin, berskala besar dan kompleks. Ada 4 konsep yang harus dipahami dalam PERT yaitu :

·         Event atau Kejadian, adalah indikator dari ferforma pekerjaan baik sebelum maupun sesudah pekerjaan dilakukan sekaligus juga menunjukkan apakah suatu pekerjaan lain dapat dialakukan atau sebaliknya berdasarkan indikator ini. Contoh, bagian produksi menerima bahan baku.

·         Activity atau Kegiatan, adalah bagian dari berbagai pekerjaan yang sedang dalam pengerjaan dari keseluruhan pekerjaan yang berkesinambungan.

·         Time atau Waktu, menunjukkan perkiraan masa pengerjaan dari keseluruhan kegiatan sebagaimana diatur dalam PERT.

·         Critical Path atau indikator kritis, menunjukkan waktu kritis bagi pengerjaan kegiatan dalam rangka path yang dapat diterima.

3.    Penyelesaian Masalah Dan Pengambilan Keputusan

a.    Pengertian Masalah

Masalah pada dasarnya adalah penyimpangan atau ketidaksesuaian dari apa yang semestinya terjadi atau tercapai.

Ø  Memahami keputusan

Keputusan pada dasarnya merupakan proses memilih satu penyelesaian dari beberapa alternatif yang ada. Keputusan yang tepat pada dasarnya yaitu keputusan yang bersifat rasional, sesuai dengan nurani, dan didukung oleh fakta-fakta yang akurat sesuai dengan nurani, dan didukung oleh fakta-fakta yang akurat, sehingga dapat dipertanggungjawabkan. Kadangkala keputusan dapat tidak bersifart rasioanal karena faktor-faktor yang terkait dengan emosi, hubungan antarmanusia, faktor tradisi, lingkungan, dll.

b.    Pengambilan Keputusan

1)    Faktor Lingkungan dan Pengambilan Keputusan

Lingkungan adalah salah satu faktor yang mempengaruhi seseorang ataupun sebuah organisasi dalanm pengambilan keputusan. Secara umum informasi yang terkait dengan lingkungan dapat dibedakan menjadi 3 berdasarkan keadaannya yaitu :

·       Pengambilan Keputusan di Saat keadaan yang pasti

Keadaan yang pasti (certainty) adalah keadaan di mana seseorang atau organisasi berhadapan dengan informasi yang lengkap mengenai suatu keadaan lingkungan yang dihadapinya, sehingga estimasi mengenai masa depan dapat dipastikan.

·         Pengambilan Keputusan di Saat keadaan yang tidak pasti.

Keadaan yang tidak pasti (uncertainty) adalah keadaan di mana seseorang atau sebuah organisasi berhadapan dengan informasi yang tidak lengkap atau sebuah organisasi tersebut idak memilikii informasi mengenai masalah yang dihadapi.

·         Pengambilan keputusan pada keadaan yang mengandung resiko.     Keadaan yang mengandung risiko adalah (ricky condution) adalah keadaan di mana seseorang ataua organisasi berhadapan dengan informasi yang di miliki,namun relatif tidak lengkap jika di bandingkan dengan keadaan yang pasti, namun relatif memadi bila di bandingkan dengan keadaan yang tidak pasti.

2)    Proses Pengambilan Keputusan

Tahap-tahap pengambilan keputusan :

a)    Investigasi Situasi

Identifikasi masalah ialah pengambilan keputusan sebagimana telah di terangkan  yang dapat membedakan apa yang benar-benar masalah atau gejala,dan apa sebab akibat masalah tersebut. Diagnosa ialah penyebab masalah, pengambil keputusan menentukan secara pasti apa yang menjadi sebab dan akibat. Tahap investigasis stuasi ialah identivikasi tujuan dari keputusan yang akan di ambil.

b)    Penentuan Alternatif Solusi

Indentifikasi berbagai alternatif keputusan ialah membangun beberapa alternatif solusi untuk dipututskan guna diambil sebagai langkah solusi. Salah satu METODENYA ialah brainstorming atau curah ide, dimana seluruh pihak yang dilibatkan dalam penentuan alternatif secara kreatif dan bebas menawarkan berbagai langkah solusi yang terkait dengan maslah. Evaluasi belum di lakukan ialah bebagai alternatif yang barangkali secara finanasial. Misalnya: tidak memungkinkan untuk semntara di tampung dulu karena pada tahap ini seluruh ide di tampung tanpa harus mengevaluasinya ter lebih dahulu.

c)    Penilaian Alternatif dan Penentuan Keputusan

§  Evaluasi dan penilaian alternatif yang ada ialah penilaian berbagai alternatif yang muncul kemudian di ambil satu atau lebih alternatif yang dianggap terbaik.

§  Penetuan altrernatif terbaik ialah kepastian yang dipilih dapat memberikan dampak alternatif yang positif atau tidak.

d)    Implementasi dan Pengawasan

ü  Rencana implementase ialah poses yang telah di susun untuk sebuah perencanaan implementase.

ü  Implementasi dari rencana yang telah di buat ialah menjalankan rencana.

ü  Pengawasan terhadap langkah implementase ialah agar implementase

c.    Keterbatasan Pengambilan Keputusan.

o   Kesalahan Umum dalam Pengambilan Keputusan

Menurut WILIAMS (2000) keterbatasan ialah yang terkait dengan kesalahan umum dalam pengambilan keputusan, keterbatasan, dan risiko dari faktor lingkungan.

Ada 2 keterbatasan pengambilan keputusan :

1. Kesalahan umum dalam pengambilan keputusan ialah di akibatkan oleh kesalahan umum yang biasa terjadi atau pengambilan keputusan terlalu melakukan generalisasi (emosi).

2. Keterbatasan Rasional ialah pengambilan keputusan tidak sejalan dengan kemampuan pengambilan keputusan itu sendiri.

è Faktor lingkungan yang berisiko ialah salah satu faktor dalam pengambilan keputusan dan kegiatan yang kita jalankan.

d.    Memperbaiki Keputusan

1.)  Penggunaan Aturan Terhadap Alternatif Keputusan

Penggunaan aturan terhadap alternatif keputusan  ialah untuk memastikan apakah alternatif keputusan yang diambil akan memenuhi kriteria-kriteria yang dianggap harus dipenuhi untuk setiap keputusan.

v  Kriteria prioritas untuk kriteria ini,setiap alternatif keputusan akan disusun berdasarkan tingkat prioritasnya tertinggi hingga rendah.

Contohnya ketika menentukan lokasi investasi maka ada beberapa kriteria yang diperlukan misalnya:fasilitas air,listrik,transportasi,jarak dari pemasok,dll.

v  Kriteria umum untuk kriteria ini setiap alternatif keputusan yang akan diambil haruslah memenuhi syarat minimun yang telah ditetapkan untuk memastikan keputusan yang diambil dapat memenuhi tujuan

Contohnya STM pembangunan dan berpengalaman dalam bidang konstruksi selama minimun satu tahun.

2.)  Pengujian terhadap berbagai alternatif keputusan

Pengujian ini dapat dilakukan dengan melakukan simulasi atas skenario dari alternatif-alternatifyang mungkin dilakukan.

sumber : http://manajemen-yunilda.blogspot.com/2011/06/fungsi-perencanaan-dan-pengambilan.html

Motivasi (Manajemen Umum)

Motivasi (Manajemen Umum)

1. Motivasi

Motivasi adalah proses yang menjelaskan intensitas, arah, dan ketekunan seorang individu untuk mencapai tujuannya. Tiga elemen utama dalam definisi ini adalah intensitas, arah, dan ketekunan. Pentingnya Motivasi sebenarnya seberapa penting sih motivasi untuk kelangsungan hidup, bisnis, cita-cita. Dan bahkan banyak orang yang mau membayar jutaan untuk mengikuti seminar motivasi. Setiap orang butuh sebuah suntikan mental dan energy dari dalam agar bisa bertahan di dalam menjalani proses hidup yang banyak tikungan dan jurang kegagalan tapi jangan menyerah karena hidup memberikan yang kita inginkan apapun itu jika kita percaya dan berusaha.

Motivasi adalah  keadaan  dalam  pribadi  seseorang yang  mendorong  keinginan  individu untuk melakukan kegiatan-kegiatan tertentu guna mencapai suatu tujuan. Motivasi bukanlah sesuatu yang dapat diamati, tetapi  merupakan  hal yang  dapat  disimpulkan adanya karena sesuatu perilaku yang tampak.

Motivasi merupakan masalah yang kompleks dalam organisasi karena kebutuhan dan keinginan setiap anggota organisasi adalah berbeda-beda. Dan berkembang atas dasar proses belajar yang berbeda .

1. a.       Pentingnya Motivasi

Dalam kehidupan sehari-hari yang penuh dengan kegiatan perlu adanya motivasi agar kegiatan itu berjalan dengan lancar sesuai keinginan dan mendapatkan hasil yang maksimal. Motivasi merupakan dorongan untuk melakukan sesuatu. Dengan adanya motivasi kinerja kegiatan akan terlihat apakah kita bekerja maksimal atau tidak dan tentunya akan berdampak hasil yang didapat. Banyak sekali faktor-faktor yang membuat kita menjadi malas dalam melakukan sesuatu. Misalnya dalam melakukan pekerjaan kita mendapat upah kecil, sedangkan usaha yang kita berikan kepada perusahaan sangat besar sehingga membuat kita tidak semangat lagi untuk bekerja di perusahaan itu. Kegagalan yang kita dapatkan saat nilai ujian kita jauh dari hasil yang ingin kita capai, membuat mahasiswa itu tidak bersemangat lagi dalam menjalani perkuliahan .

1. b.      Pandangan Motivasi dalam organisasi

Motivasi seperti yang telah disebutkan diatas, akan mempengaruhi, mengarahkan dan berkomunikasi dengan bawahannya, yang selanjutnya akan menentukan efektifitas manajer. Ada dua factor yang mempengaruhi tingkat prestasi seseorang, yaitu kemampuaan individu dan pemahaman tentang perilaku untuk mencapai prestasi yang maksimal disebut prestasi peranan. Dimana antara motivasi, kemampuan dan presepsi peranan merupakan satu kesatuan yang saling berinteraksi.

1. c.       Model Tradisional

Tidak lepas dari teori manajemen ilmiah yang dikemukakan oleh Frederic Winslow taylor. Model ini mengisyaratkan bagaimana manajer menentukan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan dengan system pengupahan intensif untuk memacu para pekerjaan agar memberikan produktivitas yang tinggi.

1. d.      Model Hubungan Manusiawi

Elton Mayo dan para peneliti hubungan manusiawi lainnya menentukan bahwa kontrak-kontrak soisal karyawan pada pekerjaannya adalah penting, kebosanan dan tugas yang rutin merupakan pengurang dari motivasi. Untuk itu para karyawan perlu dimotivasi melalui pemenuhan kebutuhan-kebutuhan social dan membuat mereka berguna dan penting dalam organisasi.

1. e.      Model Sumber Daya Manusia

McGregor Maslow. Argyris dan Lkert mengkritik model hubungan manusaiwi bahwa seorang bawahan tidak hanya dimotivasi dengan memberikan uang atau keinginan untuk mencapai kepuasan, tapi juga kebutuhan untuk berprestasi dan memperoleh pekerjaan yang berarti dalam arti lebih menyukai pemenuhan kepuasan dari suatu prestasi kerja yang baik, diberi tanggung jawab yang lebih besar untuk pembuatan keputusan dan pelaksanaan tugas.

2. Teori – Teori Motivasi

Teori Hierarki Kebutuhan, menurut maslow didalam diri setiap manusia ada lima jenjang kebutuhan, yaitu:

– faali (fisiologis)

– Keamanan, keselamatan dan perlindungan

– Sosial, kasih saying, rasa dimiliki

– Penghargaan, rasa hormat internal seperti harga diri, prestasi

– Aktualisasi-diri, dorongan untuk menjadi apa yang mampu ia menjadi.

Jadi jika seorang pimpinan ingin memotivasi seseorang, menurut maslow, pimpinan perlu memahami sedang berada pada anak tangga manakah bawahan dan memfokuskan pada pemenuhan kebutuhan-kebutuhan itu atau kebutuhan dia atas tingkat itu.

• Teori X dan Y , teori yang dikemukakan oleh Douglas McGregor yang menyatakan bahwa dua pandangan yang jelas berbeda mengenai manusia, pada dasarnya satu negative (teori X) yang mengandaikan bahwa kebutuhan order rendah mendominasi individu, dan yang lain positif (teori Y) bahwa kebutuhan order tinggi mendominasi individu.

• Teori Motivasi – Higiene, dikemukakan oleh psikolog Frederick Herzberg, yang mengembangkan teori kepuasan yang disebut teori dua faktor tentang motivasi. Dua factor itu dinamakan factor yang membuat orang merasa tidak puas atau factor-faktor motvator iklim baik atau ekstrinsik-intrinsik tergantung dari orang yang membahas teori tersebut. Faktor-faktor dari rangkaian ini disebut pemuas atau motivator yang meliputi:

– prestasi (achievement)

– Pengakuan (recognition)

– Tanggung Jawab (responsibility)

– Kemajuan (advancement)

– Pkerjaan itu sendiri ( the work itself)

– Kemungkinan berkembang (the possibility of growth)

• Teori kebutuhan McClelland, teori ini memfokuskan pada tiga kebutuhan:

– prestasi (achievement)

– Kekuasaan (power)

– Afiliasi (pertalian)

• Teori Harapan – Victor Vroom, teori ini beragumen bahwa kekuatan dari suatu kecenderungan untuk bertindak dengan suatu cara tertentu bergantung pada kekuatan dari suatu pengharapan bahwa tindakan itu akan diikuti oleh suatu keluaran tertentu dan pada daya tarik dari keluaran tersebut bagi individu tersebut. Teori pengharapan mengatakan seorang karyawan dimotivasi untuk menjalankan tingkat upaya yang tinggi bila ia meyakini upaya akan menghantar kesuatu penilaian kinerja yang baik, suatu penilaian yang baik akan mendorong ganjaran-ganjaran organisasional, seperti bonus, kenaikan gaji, atau promosi dan ganjaran itu akan memuaskan tujuan pribadi karyawan tersebut.

• Teori Keadilan, teori motivasi ini didasarkan pada asumsi bahwa orang-orang dimotivasi oleh keinginan untuk diperlakukan secara adil dalam pekerjaan, individu bekerja untuk mendapat tukaran imbalan dari organisasi

• Reinforcement theory, Teori ini tidak menggunakan konsep suatu motive atau proses motivasi. Sebaliknya teori ini menjelaskan bagaimana konsekuensi perilaku dimasa yang lalu mempengaruhi tindakan dimasa yang akan dating dalam proses pembelajaran.

Teori-teori Isi

Memusatkan pada penyebab perilaku terjadi dan berhenti yang terpusat pada kebutuhan, motif yang mendorong, menekan, memacu dan menguatkan karyawan melakukan kegiatan, juga berhubungan dengan faktor-faktor eksternal yang berupa insentif yang menyarankan, mendorong, menyebabkan dan mempengaruhi untuk melaksanakan suatu kegiatan. Penekanannya pada pengertian faktor-faktor internal dan kebutuhan. Ada tiga macam teori yang dipakai dalam teori isi, antara lain :

1. Hirarki kebutuhan Maslow

Menekankan pada kebutuhan manusia yang tersusun dalam bentuk hirarki kebutuhan dari yang terendah sampai yang tertinggi serta kebutuhan yang telah terpuaskan berhenti menjadi motivator utama dari perilaku. Ada lima jenjang kebutuhan dalam hirarki kebutuhan Maslow, yaitu :

- Kebutuhan aktualisasi diri dan pemenuhan diri (self-actualization needs)

- Kebutuhan harga diri (esteem needs)

-Kebutuhan sosial (social needs)

-Kebutuhan keamanan dan rasa aman (safety and security needs)

-Kebutuhan fisiologis (phisiological needs)

2. Teori motivasi pemeliharaan Herzberg / teori motivasi higienis

Umumnya karyawan baru memusatkan perhatiannya pada pemuasan tingkat kebutuhan lebih rendah dalam pekerjaan pertama mereka, terutama rasa aman, bila telah terpuaskan akan memenuhi tingkat yang lebih tinggi, seperti kebutuhan inisiatif, kreatifitas dan tanggung jawab.

Ada dua kelompok faktor yang mempengaruhi kerja seseorang dalam organisasi, yaitu kepuasan kerja (job satisfaction) yang mempunyai pengaruh pendorong prestasi dan semangat kerja serta ketidak puasan kerja (job dissatisfaction) yang pengaruhnya negatif. Disini dibedakan antara motivator dan faktor-faktor pemeliharaan (higienic factors = dissatisfiers). Motivator mempunyai pengaruh meningkatkan prestasi atau kepuasan kerja, sedang faktor pemeliharaan mencegah merosotnya semangat kerja. Faktor-faktor dalam teori motivasi pemeliharaan meliputi :

-Pekerjaan yang kreatif dan menantang

-Prestasi

- Penghargaan

-Tanggungjawab

- Kemungkinan meningkat

- Kemajuan

2 . Teori – Teori Proses

Teori – Teori Proses

Berkenaan dengan bagaimana perilaku timbul dan dijalankan. Adapun teori-teori yang berkenaan dengan teori-teori proses yaitu :

1. 1.       Teori Pengharapan (Expectancy theory)

Dimana individu diperkirakan akan menjadi pelaksana dengan prestasi tinggi bila :

- Kemungkinan usaha mereka mengarah ke prestasi yang tinggi.

- Kemungkinan mencapai hasil yang menguntungkan.

Hasil-hasil tersebut akan menjadi pada keadaan keseimbangan, penarik efektif bagi mereka.

-Menurut Victor Vroom (teori nilai pengharapan Vroom) orang dimotivasi untuk bekerja bila :

- Usaha-usaha yang ditingkatkan akan mengarahkan ke balas jasa tertentu.

Menilai balas jasa dari hasil usahanya.

1. 2.       Pembentukan Perilaku (Operant conditioning)

Teori ini dikemukakan oleh B.F. Skinner yang didasarkan pada hukum pengaruh (Law of Effect), bahwa perilaku yang diikuti dengan konsekuensi-konsekuensi pemuasan cenderung diulang, sedang perilaku yang diikuti konsekuensi hukuman cenderung tidak diulang.

Ada empat teknik yang dapat digunakan manajer untuk mengubah perilaku bawahan, antara lain :

1. Penguatan positif, bisa primer maupun sekunder.

2. Penguatan negatif, individu akan mempelajari perilaku yang membawa konsekuensi tidak menyenangkan dan menghindarinya di masa mendatang.

3. Pemadaman, dilakukan dengan peniadaan penguatan.

4. Hukuman, manajer mengubah perilaku bawahan yang tidak tepat dengan pemberian konsekuensi-konsekuensi negatif.

1. 3.       Teori Porterm Lawyer

Merupakan teori pengharapan dari motivasi dengan versi orientasi masa mendatang dan menekankan antisipasi tanggapan atau hasil. Dasarnya yaitu kemungkinan usaha pengharapan yang dirasakan, usaha yang dijalankan, prestasi yang dicapai, penghargaan yang diterima, kepuasan yang terjadi dan mengarahkan ke usaha dimasa yang akan datang. Model pengharapan menyajikan sejumlah implikasi bagi manajer tentang bagaimana seharusnya memotivasi bawahan dan implikasi. Implikasi ini mencakup :

1. Pemberian penghargaan yang sesuai dengan kebutuhan bawahan.

2. Penentuan prestasi yang diinginkan.

3. Pembuatan tingkat prestasi yang dapat dicapai.

4. Hubungan penghargaan dengan prestasi.

5. Penganalisaan faktor-faktor yang bersifat berlawanan dengan efektifitas penghargaan.

6. Penentuan penghargaan yang mencukupi.

Implikasi bagi organisasi adalah :

1. Sistem penghargaan yang dapat memotivasi perilaku.

2. Pekerjaan dibuat sebagai pemberian penghargaan secara intrinsik.

3. Atasan langsung mempunyai peranan penting dalam proses motivasi.

1. 4.       Teori Keadilan

Orang akan selalu membandingkan antara masukan dalam bentuk pendidikan, pengalaman, latihan dan usaha dengan hasil atau penghargaan yang diterima. Keyakinan tentang adanya ketidakadilan akan berpengaruh pada perilaku pelaksana kegiatan. Faktor kunci bagi manajer yaitu mengetahui apakah ketidakadilan dirasakan, bukan apakah ketidakadilan secara nyata ada. Teori keadilan ini memberikan implikasi bahwa penghargaan harus diberikan sesuai yang dirasa adil oleh individu yang bersangkutan.

3.Komunikasi

Kata atau istilah komunikasi (dari bahasa Inggris “communication”),secara etimologis atau menurut asal katanya adalah dari bahasa Latin communicatus, dan perkataan ini bersumber pada kata communis Dalam kata communis ini memiliki makna ‘berbagi’ atau ‘menjadi milik bersama’ yaitu suatu usaha yang memiliki tujuan untuk kebersamaan atau kesamaan makna.

1. 1.       Pengertian Komunikasi

Komunikasi diartikan sebagai proses pemindahan dalam gagasan atau informasi seseorang ke orang lain. Komunikasi mempunyai pengertian tidak hanya berupa kata-kata yang disampaikan seseorang tapi mempunyai pengertian yang lebih luas seperti ekpresi wajah, intonasi dan sebagainya.

Komunikasi dapat menghubungkan antara bagian yang berbeda atau disebut rantai pertukaran informasi .

Hal ini mengandung unsur-unsur :

1) sebagai kegiatan untuk seseorang mengerti .

2) sebagai sarana pengendalian informasi .

3) sebagai system bagi terjalinnya komunikasi diantara individu-individu.

1. 2.       Proses Komunikasi

Pengkodean ( Encoding ) pengiriman mengkodean informasi yang akan disampaikan diterjemahkan ke dalam simbol atau isyarat yang biasanya dalam bentuk kata-kata agar orang lain mengerti tentang informasi yang disampaikannya.

Pesan ( Message ) pesan dapat dalam segala bentuk yang biasanya dapat dirasakan atau dimengerti satu atau lebih dari indra penerima, misalnya pidato dapat di dengar dan jika tertulis dapat di baca, isyarat dapat dilihat atau dirasakan.

Saluran ( Channel ) adalah cara mentrasmisikan ( menyampaikan ) pesan, misalnya kertas untuk surat, udara untuk kata-kata yang diucapkan. Agar komunikasi dapat efektif dan efisien. Saluran ( media ) harus sesuai untuk pesan.

Penerima ( Recaiver ) adalah orang yang menafsirkan pesan dari penerima, jika pesan tidak sampai kepada penerima. Komunikasi tidak terjadi.

Penafsiran Kode ( Decoding ) adalah proses dimana penerima mentafsirkan pesan dan menterjemahkannya menjadi informasi yang berarti baginya. Semakin tepat penafsiran penerima terhadap pesan yang dimaksudkan oleh pengirim, makin efektif komunikasi yang terjadi.

Umpan Balik ( Feedback ) adalah pembalik dari proses komunikasi dimana reaksi terhadap komunikasi pengirim dinyatakan. Karena penerima menjadi pengirim, umpan balik mengalir lewat langkah yang sama seperti semula. Semakin cepat umpat balik semakin efektif dalam komunikasi.

1. 3.       Saluran Komunikasi Dalam Organisasi

 Saluran komunikasi ini ditentukan oleh struktur organisasi dan tipe-tipe saluran dasar4 komunikasi, yaitu vertical, lateral dam diagonal.

Komunikasi Vertikal adalah komunikasi keatas atau ke bawah dalam rantai komando.

Komunikasi Lateral atau Horizontal meliputi aliran kerja organisasi yang terjadi antara anggota-anggota kelompok kerja yang sama diantara departemen-departemen pada tingkat organisasi yang sama.

Komunikasi Diagonal adalah komunikasi yang memotong secara silang diagonal rantai perintah organisasi dan merupakan hasil hubungan antara departemen lini dan staf.

4.       Peranan Komunikasi Informal

Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial, tindak komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu:

1.  Fungsi informatif

Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing system).  Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu.

Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi.  Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi.  Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.

2.  Fungsi Regulatif

 Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi.  Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini, yaitu:

atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan.  Disamping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberikan instruksi atau perintah, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya.  Namun demikian, sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada:

keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah

kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi

kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi

tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan.

berkaitan dengan pesan atau message.  Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja.  Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.

3. Fungsi Persuasif

Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan.  Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah.  Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

4. Fungsi Integratif

Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik.  Ada dua saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan oraganisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata.  Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

Hambatan Terhadap Komunikasi Yang Efektif

Wewenang Manajerial

Bahwa mengendalikan orang lain juga menimbulkan hambatan terhadap komunikasi. Atasan banyak merasa bahwa mereka tidak dapat sepenuhnya menerima berbagai masalah, kondisi yang membuatnya tampak lemah. Sedangkan bawahan menhadiri situasi untuk mengungkapkan informasi yang membuat posisinya tidak menguntungkan. Maka dari dua hal diatas akan menimbulkan gap.

4. Peningkatan Efektivitas Komunikasi

Efektivitas Komunikasi Antar Pribadi dalam Meningkatkan Prestasi Belajar Siswa Komunikasi antar pribadi merupakan salah satu bentuk komunikasi manusia yang dianggap paling efektif dibandingkan dengan bentuk komunikasi antar manusia lainnya. Keistimewaan komunikasi antar pribadi melalui tatap muka terletak pada efek umpan balik, aksi dan reaksi langsung dapat terlihat antara komunikator dan komunikan baik secara verbal maupun non verbal.

Secara umum penerapan komunikasi antar pribadi siswa dan guru yang efektif terlihat dari komunikasi antar pribadi guru dan siswa dalam menentukan percakapan dan memiliki umpan balik yang langsung.Perhatian yang diberikan oleh guru dapat berbentuk pendampingan kegiatan belajar serta memberi perhatian dalam berbagai masalah yang berhubungan dengan prestasi belajar siswa. Hal ini akan memberi kesan bagi siswa bahwa mereka mendapat rasa empati yang cukup.

Hal ini menjadi faktor pendorong terjalinnya saling pengertian antara guru dan siswa menyangkut pentingnya pesan guru dalam memberikan nasehat dan pengarahan kepada siswa dan sebaliknya siswa secara timbal balik mampu menanggapi hal tersebut dengan baik tanpa merasa terpaksa.Bentuk dukungan yang diberikan berupa pemberian semangat melalui pesan-pesan yang disampaikan dengan cara memotivasi siswa untuk belajar lebih giat dalam meningkatkan prestasinya, disertai pula empati dimana guru ikut merasakan masalah yang dihadapinya siswanya, mengerti keinginannya dan begitupun sebaliknya siswa.

sumber : http://rafikhn.wordpress.com/2012/11/15/motivasi-manajemen-umum/